Wil je mij de jam doen toekomen?

Joost en Marjan zitten aan tafel. ‘Wil je mij de jam doen toekomen?’ vraagt Marjan. Haar man pakt de pot jam op en overhandigt die aan Marjan. ‘Bijgaand lever ik je desgevraagd het product jam. Hopende dat deze goed mag smaken, verblijf ik …’

Ik weet niet hoe het bij jou aan het ontbijt gaat, maar bij ons vragen we gewoon: ‘Mag ik de jam?’, waarop de ander (hoogstens) ‘alsjeblieft’ terugzegt. Als ik opeens zou gaan praten als Joost en Marjan, zou mijn man verbaasd vragen wat me mankeert.

Verouderd en onnatuurlijk
Toch zie ik regelmatig brieven van bedrijven voorbij komen, waarin zinnen staan die niemand ooit mondeling zou gebruiken. Zinnen met woorden die echt verouderd zijn, zoals ‘doen toekomen’. Of die onnodig omslachtig of onnatuurlijk zijn, zoals ‘hopende dat’ en ‘verblijf ik’. Als je iets schrijft, is het toch de bedoeling dat de lezer je boodschap zo goed mogelijk begrijpt. Moeilijke of stokoude woorden en ingewikkelde zinnen dragen daar niet aan bij. Houd je tekst dus eenvoudig en gemakkelijk leesbaar.

Een middenweg tussen amicaal en plechtig

Natuurlijk bestaat er wel een middenweg tussen amicale spreektaal en al te plechtige schrijftaal. Je klant is meestal niet iemand met wie je nog hebt geknikkerd, dus schrijf niet: ‘Hé Piet, hier zijn de potten verf. De mazzel!’. Maar dit is nu ook weer niet nodig:‘Weledele heer De Vries, gaarne doen wij u de bestelde potten verf toekomen’. Een tussenweg kan zijn: ‘Geachte meneer De Vries, hierbij ontvangt u de potten verf die u hebt besteld’. Beleefd, maar wel met woorden die je dagelijks gebruikt.

Hardop voorlezen
Twijfel je eraan of jouw brieven gewoon beleefd of té formeel zijn? Lees ze dan eens hardop voor en stel je daarbij voor dat de klant in je kantoor of winkel staat. Klinken je woorden natuurlijk of zou je nóóit zo praten? In het laatste geval kun je je zinnen vast nog wel wat informeler maken.

Echt niet meer gebruiken
Tot slot een paar voorbeelden van verouderde woorden die je voortaan maar beter kunt vervangen door modernere varianten.

Niet: Derhalve kunnen wij het product helaas niet leveren ...
Maar: Daarom kunnen wij het product helaas niet leveren ...

Niet: Gaarne stuur ik u de brochure toe.
Maar: Graag stuur ik u de brochure toe.

Niet: Wij hebben uw schrijven ontvangen. (!!)
Maar: Wij hebben uw brief ontvangen.

Niet: We sturen u de potten verf alsmede de bijbehorende kwasten.
Maar: We sturen u de potten verf en (ook) de bijbehorende kwasten.

Niet: De bestelling welke we van u hebben ontvangen …
Maar: De bestelling die we van u hebben ontvangen …

Hoe doen anderen het?

Elke ondernemer is in zijn privé-tijd ook een consument. Iedereen die (zakelijk) communiceert is tegelijk ook een ontvanger van communicatie. Je hebt misschien een eigen website, maar je leest vast ook wel eens andermans websites. Verstuur je een digitale nieuwsbrief of geef je elke week een folder uit? Je krijgt ze zelf ook in je mailbox en brievenbus. Er is dus overal om je heen heel veel voorbeeldmateriaal op het gebied van communicatie. Probeer daar zoveel mogelijk van te leren! Oftewel: kijk de communicatiekunst af bij anderen.

Dat kan op verschillende manieren:

1. Wat spreekt mij als consument aan?
Open je mailbox eens en bekijk de onderwerpen van de nieuwsbrieven die daarin staan. Hoe proberen andere bedrijven jouw aandacht te trekken? Welke soort koppen zorgen ervoor dat jij de nieuwsbrief opent en welke nieuwsbrieven gooi jij ongelezen weg? Waarom?

Als je geen enkele nieuwsbrief ontvangt, kun je je gemakkelijk op een aantal abonneren. Bijvoorbeeld van branchegenoten of met onderwerpen die over jouw hobby’s gaan.

Je bent als ondernemer zelf ook consument

2. Hier knap ik zó op af!
Elke week krijg je een grote stapel folders in de brievenbus. Lees ze eens goed door en bekijk wat jou niet aanspreekt bij andere bedrijven. Een aanbieding die maar een dag geldig is, kleine lettertjes waardoor de mooie aanbieding toch niet voor jou bereikbaar blijkt te zijn? De dingen waar jij als consument op afknapt, moet je natuurlijk zelf ook niet toepassen in jouw eigen zakelijke communicatie-uitingen. Verplaats je in je klant.

3. Hé, dat is een leuk idee!
Soms kom je onverwacht een manier van communiceren tegen die je nog niet kende of niet eerder had gezien. Het kan te maken hebben met nieuwe digitale snufjes, maar ook met een bijzondere kennismakingsactie of mailing waar je zelf nooit aan gedacht had. Laat je door zulke ideeën van anderen inspireren. Niet per se om volgende week precies hetzelfde te doen (hoewel: beter goed gejat dan slecht bedacht ;-)). Het kan ook later van pas komen of  je eigen creatieve bronnen aanboren. In elk geval: schrijf originele communicatietips ergens op of maak een mapje aan om voorbeelden te bewaren.

Het is lastiger om je eigen nieuwsbrief, je eigen website, je eigen activiteiten op twitter met een kritische blik te bekijken, maar probeer het toch eens. En vraag ook eens aan een ander hoe jouw communicatie overkomt.