1. Voorkant
Uiteraard staat op de voorkant van het document dat het een jaarverslag is en over welk jaar het gaat. Verder mogen de naam en het logo van het bedrijf niet ontbreken. Een mooie foto of fotocollage maakt het voor de lezer aantrekkelijk het verslag open te slaan en te gaan lezen. Bedenk ook eens of je het voorbije jaar misschien met één woord of zin kunt samenvatten. Dat kun je dan als titel op de voorkant zetten en het meteen als een rode draad door het verslag laten lopen. Zo krijgt het document in een oogopslag samenhang.
2. Inhoudsopgave
Juist bij een uitgebreid(er) document als een jaarverslag, is een goed gestructureerde tekst erg belangrijk. Hoe omvangrijker het verslag, hoe minder kans dat alle ontvangers hem van kaft tot kaft door zullen lezen. Help hen daarom met een goede hoofdstukindeling en bijbehorende inhoudsopgave om de informatie te vinden waar zij in geïnteresseerd zijn.
3. Samenvatting
Voor degenen die niet het hele document willen doorlezen, is het goed om in een of twee pagina’s een samenvatting te geven van het voorbije jaar. Doe dit puntsgewijs: wat waren de doelen, welke zijn gehaald, welke zijn niet gehaald, wat waren de inkomsten en uitgaven. Een paar diagrammen kunnen de beperkte tekst illustreren.
4. Voorwoord
In het voorwoord spreekt de directeur en/of de bestuursvoorzitter de lezer direct aan met een welkom en een persoonlijke terugblik op het jaar. Natuurlijk even een foto van de schrijver(s) erbij, zodat het persoonlijke wordt onderstreept en iedereen een beeld bij de persoon heeft!
5. Doelstellingen en strategie
In dit hoofdstuk kun je het mission statement en de visie van je organisatie of bedrijf kwijt. Verder beschrijf je de doelen die voor het afgelopen jaar waren gesteld en – in het kort – in hoeverre die zijn behaald en waarom sommige niet zijn behaald. Door ook je meerjarenstrategie puntsgewijs uiteen te zetten, plaats je de gestelde doelen in een breder kader. Ten slotte geef je in het verlengde daarvan een korte vooruitblik op het volgende (inmiddels lopende) jaar. Hoe meetbaarder de gestelde doelen zijn weergegeven, hoe duidelijker je achteraf kunt rapporteren.
6. Activiteiten
Dit hoofdstuk daalt af van de hogere, beleidsmatige zaken naar de praktische activiteiten die het jaar hebben gekenmerkt. Dit verschilt natuurlijk enorm per soort bedrijf of organisatie. Als je meerdere soorten activiteiten te vermelden hebt, rangschik die dan ook weer duidelijk in paragrafen, bijvoorbeeld productie en verkoop.Vermeld ook de hoogte- en eventueel dieptepunten, zoals de opening van een nieuw filiaal, een jubileum, een mooi interview in een tv-programma.
7. Organisatie
Een compleet jaarverslag besteedt ook aandacht aan de structuur van de organisatie. Denk aan een organogram, een overzicht van de bestuursleden en het personeelsbeleid met gegevens over opleidingen, personeelsverloop en ziekteverzuim. Is er sprake van een reorganisatie, inkrimping of uitbreiding, dan kan dat hier ook uit de doeken worden gedaan.
8. Impact op de buitenwereld
Met dit punt bedoel ik dat je bedrijf of organisatie nooit helemaal op zichzelf staat. Je helpt als onderneming je klanten, geeft misschien voorlichting op je vakgebied, je hebt je verbonden aan een goed doel of hebt milieuvriendelijk produceren hoog in het vaandel. Afhankelijk welke onderdelen van ‘contact met de buitenwereld’ op jouw bedrijf van toepassing is: benoem ze in je jaarverslag.
9. Financiële resultaten
De financiële resultaten worden opgesteld door de boekhouder en de accountant. De cijfers worden daarbij meestal toegelicht.
10. Contactgegevens
Net als al je andere communicatie-uitingen, moet ook je jaarverslag de contactgegevens van je bedrijf bevatten. Dat kan voor- of achterin in een colofon of op de achterkant van het boekwerk.
Lees ook:
- 4 tips voor je jaarverslag
- En nog 4 tips voor je jaarverslag
Geen opmerkingen:
Een reactie posten