En nog 4 tips voor je jaarverslag

Jaarverslag NS over 2013

Mijn artikel van vorige week, 4 tips voor je jaarverslag, is vaak gelezen. Blijkbaar is er behoefte aan adviezen voor het opstellen van een goed jaarverslag. Daarom vul ik de 4 tips van vorige week deze keer aan met 4 nieuwe aandachtspunten. Deze in totaal 8 punten hebben voornamelijk betrekking op het proces en de vorm. De volgende keer wil ik ingaan op de inhoud van een jaarverslag. Houd mijn weblog of nieuwsbrief dus in de gaten!

5. Doel en doelgroep?
Voor je na gaat denken over de inhoud en indeling van je jaarverslag, moet je eerst goed voor ogen hebben welk doel je met het document hebt en op welke lezers je richt. Wil je vooral de inkomsten en uitgaven toelichten aan je investeerders of andere zakelijke stakeholders? Dan zullen financiële overzichten met uitleg en een paar grafieken de basis vormen van je jaarverslag. Een jaarverslag kan ook (mede) een intern document zijn: een uitgebreide evaluatie van doelstellingen, werkstrategieën, hoogte- en dieptepunten. Misschien wil je medewerkers inspireren en betrekken bij het beleid en behaalde successen. Dit vraagt dan om een andere schrijfstijl dan als je schrijft voor het management of het bestuur. Het jaarverslag kan ook geschikt zijn als middel in je pr, om bijvoorbeeld meer naamsbekendheid te verwerven of vertrouwen of sympathie te wekken. In zo’n jaarverslag belicht je nadrukkelijk je successen, je strategische keuzes of je maatschappelijke belang.

6. Een of twee versies?
Het kan zijn dat je jaarverslag meerdere doelen of meerdere doelgroepen heeft. Overweeg dan of het zinvol is om twee versies te maken: een (zeer) uitgebreide versie voor partijen die alle ins en outs willen weten, en een veel korter verslag voor degenen die een indruk willen krijgen.

7. Gedrukt of (alleen) digitaal?
Steeds meer documenten worden digitaal verspreid. Zeker als je jaarverslag tientallen pagina’s beslaat, moet je je afvragen of het noodzakelijk is om hem op papier te laten drukken, of dat het voldoende is om hem als pdf te versturen en op je website online te zetten. Een combinatie kan natuurlijk ook: een gedrukte versie voor je belangrijkste zakelijke contacten die hier prijs op stellen en een digitale versie voor alle andere belangstellenden.

8. Doe eens gek!
Jaarverslagen verschijnen tegenwoordig niet meer alleen als geschreven document. Er zijn veel meer mogelijkheden om een jaar samen te vatten. In plaats van een digitaal verslag als pdf, kun je het jaarverslag ook in de vorm van een website of een aantal webpagina’s gieten met links naar verschillende soorten informatie, eventueel voor verschillende doelgroepen. Hierin kun je natuurlijk ook filmpjes opnemen: laat de bestuursvoorzitter op die manier het publiek persoonlijk aanspreken of geef met een video een indruk van een kleurrijk evenement of het bezoek van een minister aan je bedrijf.

Ook als je wel een geschreven jaarverslag maakt, kun je creatieve vormen gebruiken, zoals het jaar in tien icoontjes met de belangrijkste cijfers, een stripverhaal, het opnemen van de tien belangrijkste tweets van je bedrijf of juist enthousiaste tweets van klanten, een foto-impressie, het document in de vorm van een krant. Denk niet te snel dat deze zaken voor een klein(er) bedrijf niet haalbaar zijn. Het begint ermee om buiten je gebruikelijke paden te denken en misschien gewoon te beginnen met een klein vleugje ‘doe eens gek’. Trouwens, veel grote, beursgenoteerde bedrijven hebben nog een verbazend saai jaarverslag. :-)

Ter inspiratie:

• het creatieve jaarverslag van de NS over 2013
• het jaar 2012 van Rijkswaterstaat in zeven filmpjes
• prachtig online georiënteerd jaarverslag van Oxfam Novib over 2012
• verzameling jaarverslagen van beursgenoteerde bedrijven 

Ken jij nog een ander creatief, inspirerend jaarverslag? Post de link dan als reactie.