Een sociaal jaarverslag kan voor een kleine organisatie bestaan uit een paar pagina’s en voor een grotere en/of complexer bedrijf uit een compleet boekwerk. Hoe uitgebreid je jaarverslag er ook uit gaat zien, deze 4 tips kunnen je helpen om tot een goed resultaat te komen.
1. Begin op tijd en werk met een planning
Onder andere bv's, nv's en grotere stichtingen zijn wettelijk verplicht ieder boekjaar een jaarrekening te deponeren bij de Kamer van Koophandel. Er zijn per soort rechtspersoon verschillende regels met betrekking tot de uiterste inleverdatum, maar voor iedereen die – verplicht of vrijwillig – een financieel en/of sociaal jaarverslag maakt, is het prettig om daar niet het hele jaar mee bezig te zijn. De eerste tip gaat daarom over het proces: begin op tijd met de voorbereidingen, stel een deadline waarop het complete document af moet zijn en werk met een planning. Dat laatste is des te belangrijker als er meer mensen aan het jaarverslag meewerken. Plan overlegmomenten in en informeer betrokkenen over de deadlines voor het inleveren van de kopij en voor redactie en vormgeving.
2. Samen schrijven, maar één redactie
In grote(re) bedrijven en instellingen is het gebruikelijk dat verschillende afdelingen en ‘lagen’ kopij voor het jaarverslag aanleveren. Dit is een prima methode, omdat alle stukjes informatie dan worden verzameld bij de mensen die van verschillende onderdelen van het bedrijf verstand hebben. Om ervoor te zorgen dat het document uiteindelijk geen allegaartje van schrijfstijlen en lange en korte berichten wordt, is het belangrijk dat alle vergaarde informatie uiteindelijk bij één redactie terechtkomt, bijvoorbeeld een communicatieafdeling of één coördinator die het grote geheel voor ogen heeft.
De coördinator is ook degene die aan het begin van het proces – in overleg met directie en/of bestuur – een opzet en hoofdstukkenindeling maakt en aangeeft van wie hij welke informatie wil ontvangen. Vervolgens maakt hij daar een samenhangende tekst van.
3. Een leesbaar verhaal
Afhankelijk van het soort bedrijf en de omvang ervan, kan een jaarverslag uit behoorlijk lange lappen zakelijke tekst en droge opsommingen bestaan. Dit is op zich niet fout, maar als het je doel is dat mensen het document ook gaan lezen, is het verstandig om de noodzakelijke droge kost af te wisselen met luchtiger onderdelen. Denk bijvoorbeeld aan grafieken die lange reeksen cijfers inzichtelijk maken, aan foto’s die de informatie illustreren, en aan (gekleurde) kaders met citaten van een aantal personeelsleden. Zo wordt je jaarverslag een leesbaar verhaal.
4. Doe meer met je jaarverslag
Als je enkele weken of maanden hebt besteed aan je jaarverslag, is het leuk om het niet alleen bij officiële instanties in te dienen, maar er méér mee te doen. Zet het verslag als pdf op je website, stuur een samenvatting naar geïnteresseerden zoals nieuwsbrieflezers of donateurs, verstuur een persbericht waarin het afgelopen jaar in een paar alinea’s wordt beschreven en/of vat het jaarverslag samen in tien twitterberichtjes.
De punten 5 tot en met 8 staan in het volgende blog: En nog 4 tips voor je jaarverslag.
Goeie tips! Ik denk altijd maar zo: als er iets uit te besteden valt, doe dat dan ook. Zo kan je namelijk al je waardevolle tijd richten op datgene waar jij dan goed in bent. Ik denk niet dat er veel ondernemers zijn die met het ondernemen zijn begonnen om jaarrekeningen op te stellen.
BeantwoordenVerwijderen