7 tips voor een goed persbericht

Ik schreef het al eerder: het sturen van persberichten is nog steeds de beste manier om journalisten te informeren over de activiteiten van jouw bedrijf. Deze keer wil ik je zeven tips geven voor het schrijven van een goed en compleet persbericht.
   
1. Wat is je nieuws?
Zorg dat de eerste alinea en de kop van je bericht meteen aan de lezer duidelijk maken wat het nieuws is. Begin dus niet met de slogan van je bedrijf of een pakkende overpeinzing over je branche, maar met de actuele aanleiding van je bericht. Dus niet: ‘Iedereen heeft schoenen nodig. Stel je eens voor dat je elke dag op blote voeten je huis uit moest ...’. Maar: ‘Schoenenwinkel Harmsen houdt komende zaterdag een grote opruiming.'

2. 5xW+H
De eerste alinea moet verder álle belangrijke informatie bevatten. Vaak is er in de krant geen ruimte voor jouw hele bericht en wordt een groot deel ervan weggelaten. Het zou jammer zijn als de locatie van je evenement daardoor niet wordt gepubliceerd.

Een bekende formule voor de eerste alinea is: 5xW+H. Beantwoord – voor zover van toepassing – de vragen wie, wat, waar, wanneer, waarom en hoe. In het geval van de opruiming kan de eerste alinea zijn: Schoenenwinkel Harmsen (WIE) houdt komende zaterdag (WANNEER) een grote opruiming (WAT) in de winkel aan de Dorpsstraat 18 (WAAR). Voor alle schoenen geldt: twee plus een paar gratis (HOE). Met deze opruiming maakt Harmsen ruimte voor de nieuwe wintercollectie (WAAROM).

3. Schrijf in de derde persoon
Anders dan een advertentie, is een persbericht geen bericht van jouw bedrijf aan de lezer, maar een bericht dat de krant óver jouw bedrijf meeneemt. Schrijf dus over je bedrijf in de derde persoon. Niet: ‘Wij houden een opruiming’, maar ‘Schoenenwinkel Harmsen houdt een opruiming’.

4. Nog even voorstellen
Ga er niet vanuit dat iedereen jouw bedrijf of organisatie kent. Schrijf dus niet: ‘Harmsen houdt een grote opruiming’, maar ‘Schoenenwinkel Harmsen houdt … enzovoort’. Ook is het handig om een standaardalinea onder elk persbericht te plakken waarin je in een paar regels het bedrijf nog even voorstelt. In dit geval: ‘Harmsen is een schoenenwinkel die is gespecialiseerd in … De winkel is al ruim dertig jaar gevestigd aan de Dorpsstraat en is aangesloten bij branchevereniging …’

5. Online vindbaarheid
Noem altijd je websiteadres in je persbericht. Voor de lezer is het handig om de informatie over je actie nog eens online terug te zoeken, als de krant al bij het oud papier ligt. Zorg er daarom ook altijd voor dat op je site de informatie uit je persbericht terug te vinden is.

6. Contactpersoon vermelden
Soms worden persberichten rechtstreeks (of bewerkt/ingekort) in een krant geplaatst. Het gebeurt ook dat een journalist je verhaal in eigen woorden wil opschrijven of nog een paar vragen wil stellen als iets niet duidelijk is. Vermeld daarom altijd onder aan je persbericht een contactpersoon met telefoonnummer.

7. Foto meesturen
Stuur je een foto mee met je bericht, maak hier dan onder het persbericht melding van. Schrijf erbij wat er op de foto te zien is, dat deze kosteloos bij het artikel geplaatst mag worden en eventueel welke bron je daarbij vermeld wil zien. Voor het afdrukken van een foto is trouwens een hoge resolutie nodig (ga uit van tenminste 1 Mb). Verklein je originele foto dus niet voor verzending!

Lees ook mijn vorige blogs over publiciteit:

• Publiciteit - 5 veelgemaakte fouten
• Welk persbericht naar welke media?

* Wil je geen blog meer missen? Abonneer je dan gratis op mijn nieuwsbrief. Je kunt je natuurlijk altijd gemakkelijk weer afmelden. * 

Welk persbericht naar welke media?

In mijn vorige blog stond ik stil bij vijf veel voorkomende fouten als het gaat om publiciteit. Hopelijk ben je er (nog meer) van overtuigd geraakt dat het zinvol is om gratis publiciteit na te streven.

Om de pers te informeren over het bestaan van jouw bedrijf en je producten en activiteiten, kun je persberichten versturen. En laat je niet wijsmaken dat een persbericht uit de tijd is, zoals ik laatst ergens las! Het is nog steeds de meest effectieve manier om journalisten over nieuws te informeren – naast het persoonlijk vertellen. Maar dat laatste kun je niet bij elk nieuwtje en bij alle journalisten doen. Dat is qua tijd niet haalbaar voor jezelf en voor journalisten ook helemaal niet handig.

Media selecteren op bereik, onderwerp, doelgroep

Nu wil ik het hebben over wélke media je precies benadert. Dat hangt per keer af van het soort nieuws dat je te melden hebt. Niet elk nieuwsbericht is geschikt om naar álle media te sturen. Het is ook niet zo verstandig om dat te doen: als je redacties heel vaak persberichten stuurt waar ze niets mee kunnen, zullen ze dat éne berichtje dat wel aansluit bij hun specialiteit of doelgroep gemakkelijk over het hoofd zien.

Landelijk of regionaal
Hoe groter je bedrijf is en hoe meer impact je nieuws heeft, hoe meer kans dat ook grotere media er aandacht aan zullen besteden. Ontslagen bij Postnl, ING of Philips halen eerder de Telegraaf dan ontslagen bij een plaatselijke schoenmaker. Is dat laatste dan voor niemand nieuws? Jawel! Voor de regionale huis-aan-huisbladen met wie Philips geen enkele regionale link heeft en die juist op zoek zijn naar nieuws uit hun eigen omgeving. En komt het hele dorp in actie om de ontslagen schoenmakersassistent de winter door te helpen, dan kan ‘Hart van Nederland’ van SBS opeens ook belangstelling krijgen!

Aansluiten op onderwerp
Er zijn ook media die niet plaats- maar onderwerpgebonden zijn. Denk aan tijdschriften over koken: die zijn misschien wel geïnteresseerd in een recordpoging van een onbekende bakker om de grootste krentenbol te bakken. En een tuinblad dat wellicht graag de nieuwste vijvertrend bij jouw hoveniersbedrijf in beeld komt brengen. Kijk dus ook met die ogen naar je bedrijf of organisatie: bij welke themamedia en vakbladen sluit mijn business aan?

Specifieke doelgroep
De Metro en de Spits zijn media die alle treinreizigers lezen: mannen en vrouwen, jongeren en ouderen. Sommige media zijn echter overduidelijk gericht op een specifieke doelgroep. Het kan zijn dat je regelmatig of eenmalig nieuws hebt dat voor zo’n groep interessant kan zijn. Zo kan een vrouwenblad belangstelling hebben voor de ludieke actie die een groep vrouwelijke ondernemers voor het kankerfonds organiseert. En een jongerenblad voor de handige app die jouw bedrijf heeft ontwikkeld voor scholieren.

Radio of tv?
Ten slotte wil ik radio en tv nog als specifieke media noemen. Deze media bestaan zowel in de landelijke als regionale versie. Ook hier geldt: het NOS Journaal haal je niet zo snel. Maar een regionale omroep ligt al meer binnen je bereik en de lokale stadsradio is echt wel haalbaar, zolang je nieuwswaardige berichten verstuurt. Bedenk daarbij dat het zeker voor tv aantrekkelijk is als er iets interessants, iets concreets in beeld gebracht kan worden. Een item met alleen pratende mensen is minder boeiend voor de kijker dan een groot schip dat maar net onder een lage brug door kan varen. Voor radio geldt dat op een andere manier. Heeft je personeel ter gelegenheid van het jubileum een cd opgenomen? Dan vindt een plaatselijk radiostation het misschien erg leuk om daar wat van te laten horen en erover door te praten.

Kortom: kies elke keer bewust aan welke media je een nieuwsbericht stuurt. Dan gaan redacties je niet als spammer beschouwen en heb je de meeste kans om af en toe de media te halen.

* Wil je geen blog meer missen? Abonneer je dan gratis op mijn nieuwsbrief. Je kunt je natuurlijk altijd gemakkelijk weer afmelden. *

Publiciteit - 5 veelgemaakte fouten

Gratis publiciteit in kranten en op radio en tv is altijd meegenomen voor je bedrijf of organisatie. Je kunt het natuurlijk helemaal aan het toeval overlaten of er over je wordt gepubliceerd, maar het is slimmer om ervoor te zorgen dat je de aandacht van journalisten op jouw activiteiten vestigt. Check snel of jij mooie kansen mist door onderstaande veelgemaakte fouten te maken.

1. De media nooit informeren
Journalisten zijn altijd op zoek naar nieuws: groot nieuws én klein nieuws. Ze zoeken niet alleen informatie die van levensbelang is, maar ook ludiek nieuws, mooie of grappige foto’s en persoonlijk verhalen. Als je de media niet van jouw bestaan, jouw ontwikkelingen en jouw activiteiten op de hoogte stelt, geef je ze ook niet de kans om er aandacht aan te besteden.

2. De media veel te weinig informeren
Misschien stuur je standaard twee keer per jaar een persbericht naar de media: bijvoorbeeld om je jaarcijfers te melden en om te informeren over je aanwezigheid op de jaarmarkt in het dorp. Bedenk dan dat er véél meer aanleidingen zijn om de pers te tippen! Hoe vaker je het probeert en hoe diverser je berichten zijn, hoe meer kans dat je de ene keer juist dat ene huis-aan-huisblad en de andere keer het lokale radiostation aanspreekt. Daar komt bij: als je een levend en levendig bedrijf bent, dan komt dat goed tot uiting als je regelmatig wat te melden hebt. (Natuurlijk moet een persbericht wel echt een duidelijke nieuwsaanleiding hebben.)

3. Al je nieuws naar álle media sturen
Aan de ene kant is het dus goed om regelmatig van je te laten horen. Aan de andere kant moet je media ook niet spammen met informatie die niet voor hen geschikt is. Wees dus selectief als je persberichten verstuurt. Een plaatselijke rommelmarkt zal in principe nooit de landelijke pers halen, dus hoef je de Telegraaf daar ook niet mee ‘lastig te vallen’. Voor het huis-aan-huisblad in je woonplaats is dit wél interessante informatie. Een ludieke recordpoging kun je veel breder melden. Misschien komt ‘Hart van Nederland’ wel kijken …

4. De regionale media onderschatten
Het is natuurlijk fantastisch als jouw bedrijf op een positieve manier in het Journaal van acht uur wordt genoemd. Meteen 2 miljoen Nederlanders die jouw naam horen! De kans hierop is echter niet zo groot: er zijn per uitzending een stuk of acht onderwerpen die worden gekozen uit al het landelijke en wereldnieuws van die dag. Verleg je aandacht en energie eens naar de regionale media in je omgeving. Zij selecteren nieuws niet zozeer op de impact die het heeft op de wereld; hun belangstelling gaat uit naar wat er dicht bij huis speelt, in hun eigen regio. De kans dat een huis-aan-huiskrant je bericht meeneemt is dus veel groter dan dat een landelijk medium dat doet. Daarnaast hebben regionale media een enorm, vaak onderschat bereik. Bijna elk huishouden in Nederland ontvangt gemiddeld twee huis-aan-huiskranten met regionaal nieuws. Richt je publiciteitspijlen dáár eens op!

5. Je bedreigd voelen als een journalist belt
Schandalen en narigheid zijn meestal (ook) interessante onderwerpen voor de media. Maar dat wil niet zeggen dat een journalist er altijd op uit is om ‘sleaze and dirt’ op te sporen. Als er dus een reporter naar je bedrijf belt, voel je dan niet bedreigd, maar zie het als kans om iets van je enthousiasme of vakkennis op hem over te brengen én op zijn lezers of luisteraars. Daar staat tegenover dat je ook niet meteen op alle vragen hoeft te antwoorden. Als je geen tijd hebt of een paar gevraagde gegevens wilt checken of overleggen, vraag dan gerust of je over een uurtje even terug kunt bellen. De journalist heeft er ook baat bij dat informatie correct in de krant komt. Wel moet je er rekening mee houden dat hij vaak een deadline heeft. Pas over twee dagen terugbellen is meestal te laat.

* Wil je geen blog meer missen? Abonneer je dan gratis op mijn nieuwsbrief. Je kunt je natuurlijk altijd gemakkelijk weer afmelden. *

Slim communiceren

Vorige week schreef ik over het belang van investeren in je naamsbekendheid. Immers, onbekend maakt onbemind. Misschien denk je: alles goed en wel, maar al dat communiceren kost ontzettend veel tijd! Dat klopt – en ik ben ervan overtuigd dat het de moeite waard is – maar je kunt hier wel zo slim mogelijk mee omgaan. Door onderwerpen, gegevens en beeldmateriaal zo breed mogelijk in te zetten, maak je er maximaal gebruik van.

Eén keer alle info verzamelen, dan maximaal gebruiken

Een voorbeeld. Een boekwinkel krijgt een bekende schrijver op bezoek die uit zijn nieuwste boek zal voorlezen en boeken van fans zal signeren. De komst van de auteur is een mooi promotiemiddel voor het boek, maar ook voor de boekwinkel. De eigenaar heeft er dus alle belang bij dat het evenement breed wordt gecommuniceerd. Het zou toch jammer zijn als niemand ervan zou weten en er geen enkele fan op kwam dagen.

Doel, doelgroep en middelen
Allereerst bedenkt de winkelier wat zijn doel met de communicatie is: boekenliefhebbers in de regio informeren over de bijzondere leesmiddag en hen overhalen naar de boekwinkel te komen. Vervolgens bedenkt hij met welke communicatiemiddelen hij deze boekenliefhebbers in de regio kan bereiken. Dan zet hij alle informatie op een rijtje over het evenement: de datum, de plaats, de naam van de auteur en een aantal bekende werken van zijn hand, een korte inhoud van het nieuwste boek, een foto en een citaat van de auteur die de fans extra zullen aanspreken …

• Foto

Nu kan het slimme communiceren beginnen: met alle ingrediënten die de winkelier heeft verzameld, kan hij de komende weken een heleboel communicatie-uitingen inzetten zonder er voortdurend veel tijd in te hoeven steken. De foto gebruikt hij op een poster die hij op zijn eigen winkeldeur plakt en misschien elders in de stad ophangt. Maar hij post de foto ook op de facebook-pagina en het twitteraccount van zijn zaak, waarvan hij weet dat de meeste volgers boekenliefhebbers uit de regio zijn, zijn precieze doelgroep. Verder komt de foto van pas voor zijn website en om mee te sturen met een persbericht naar de regionale pers.

• Citaat

Ook het citaat waarin de schrijver aangeeft uit te kijken naar de ontmoeting met zijn fans is geschikt voor de sociale media, de website, het persbericht en misschien een betaalde advertentie. En natuurlijk vergeet hij niet om – samen met de auteur – via zijn digitale nieuwsbrief zijn vaste klanten hartelijk uit te nodigen voor de bijzondere middag.

• Overige gegevens

De gegevens over de auteur en zijn boeken en de samenvatting van het nieuwe boek kunnen in het persbericht, het websitebericht en de nieuwsbrief worden gebruikt. Ten slotte bevatten alle berichten die in de loop van de weken op facebook en twitter worden geplaatst steeds een deel van alle informatie en elke keer een link naar het volledige bericht op de website.

Kracht van herhaling
Een bijkomend voordeel van dit slimme communiceren is dat mensen je boodschap op verschillende plaatsen in verschillende verpakkingen meerdere keren tegenkomen. En dan treedt een ander communicatie/marketingprincipe op: de kracht van herhaling!