10 ingredienten voor je jaarverslag

In mijn vorige 2 blogs gaf ik in totaal 8 tips voor het schrijven van een jaarverslag. Deze keer beschrijf ik 10 ingrediënten die je erin kunt opnemen. Het zijn, vooral voor kleine ondernemingen, over het algemeen geen verplichte onderdelen. Hoe groter je bedrijf of organisatie, hoe meer je waarschijnlijk aan je stakeholders wilt (of moet) vertellen.

1. Voorkant
Uiteraard staat op de voorkant van het document dat het een jaarverslag is en over welk jaar het gaat. Verder mogen de naam en het logo van het bedrijf niet ontbreken. Een mooie foto of fotocollage maakt het voor de lezer aantrekkelijk het verslag open te slaan en te gaan lezen. Bedenk ook eens of je het voorbije jaar misschien met één woord of zin kunt samenvatten. Dat kun je dan als titel op de voorkant zetten en het meteen als een rode draad door het verslag laten lopen. Zo krijgt het document in een oogopslag samenhang.

2. Inhoudsopgave
Juist bij een uitgebreid(er) document als een jaarverslag, is een goed gestructureerde tekst erg belangrijk. Hoe omvangrijker het verslag, hoe minder kans dat alle ontvangers hem van kaft tot kaft door zullen lezen. Help hen daarom met een goede hoofdstukindeling en bijbehorende inhoudsopgave om de informatie te vinden waar zij in geïnteresseerd zijn.

3. Samenvatting
Voor degenen die niet het hele document willen doorlezen, is het goed om in een of twee pagina’s een samenvatting te geven van het voorbije jaar. Doe dit puntsgewijs: wat waren de doelen, welke zijn gehaald, welke zijn niet gehaald, wat waren de inkomsten en uitgaven. Een paar diagrammen kunnen de beperkte tekst illustreren.

4. Voorwoord
In het voorwoord spreekt de directeur en/of de bestuursvoorzitter de lezer direct aan met een welkom en een persoonlijke terugblik op het jaar. Natuurlijk even een foto van de schrijver(s) erbij, zodat het persoonlijke wordt onderstreept en iedereen een beeld bij de persoon heeft!

5. Doelstellingen en strategie
In dit hoofdstuk kun je het mission statement en de visie van je organisatie of bedrijf kwijt. Verder beschrijf je de doelen die voor het afgelopen jaar waren gesteld en – in het kort – in hoeverre die zijn behaald en waarom sommige niet zijn behaald. Door ook je meerjarenstrategie puntsgewijs uiteen te zetten, plaats je de gestelde doelen in een breder kader. Ten slotte geef je in het verlengde daarvan een korte vooruitblik op het volgende (inmiddels lopende) jaar. Hoe meetbaarder de gestelde doelen zijn weergegeven, hoe duidelijker je achteraf kunt rapporteren.

6. Activiteiten
Dit hoofdstuk daalt af van de hogere, beleidsmatige zaken naar de praktische activiteiten die het jaar hebben gekenmerkt. Dit verschilt natuurlijk enorm per soort bedrijf of organisatie. Als je meerdere soorten activiteiten te vermelden hebt, rangschik die dan ook weer duidelijk in paragrafen, bijvoorbeeld productie en verkoop.Vermeld ook de hoogte- en eventueel dieptepunten, zoals de opening van een nieuw filiaal, een jubileum, een mooi interview in een tv-programma.

7. Organisatie
Een compleet jaarverslag besteedt ook aandacht aan de structuur van de organisatie. Denk aan een organogram, een overzicht van de bestuursleden en het personeelsbeleid met gegevens over opleidingen, personeelsverloop en ziekteverzuim. Is er sprake van een reorganisatie, inkrimping of uitbreiding, dan kan dat hier ook uit de doeken worden gedaan.

8. Impact op de buitenwereld
Met dit punt bedoel ik dat je bedrijf of organisatie nooit helemaal op zichzelf staat. Je helpt als onderneming je klanten, geeft misschien voorlichting op je vakgebied, je hebt je verbonden aan een goed doel of hebt milieuvriendelijk produceren hoog in het vaandel. Afhankelijk welke onderdelen van ‘contact met de buitenwereld’ op jouw bedrijf van toepassing is: benoem ze in je jaarverslag.

9. Financiële resultaten
De financiële resultaten worden opgesteld door de boekhouder en de accountant. De cijfers worden daarbij meestal toegelicht.

10. Contactgegevens
Net als al je andere communicatie-uitingen, moet ook je jaarverslag de contactgegevens van je bedrijf bevatten. Dat kan voor- of achterin in een colofon of op de achterkant van het boekwerk.

Lees ook:
- 4 tips voor je jaarverslag
- En nog 4 tips voor je jaarverslag

En nog 4 tips voor je jaarverslag

Jaarverslag NS over 2013

Mijn artikel van vorige week, 4 tips voor je jaarverslag, is vaak gelezen. Blijkbaar is er behoefte aan adviezen voor het opstellen van een goed jaarverslag. Daarom vul ik de 4 tips van vorige week deze keer aan met 4 nieuwe aandachtspunten. Deze in totaal 8 punten hebben voornamelijk betrekking op het proces en de vorm. De volgende keer wil ik ingaan op de inhoud van een jaarverslag. Houd mijn weblog of nieuwsbrief dus in de gaten!

5. Doel en doelgroep?
Voor je na gaat denken over de inhoud en indeling van je jaarverslag, moet je eerst goed voor ogen hebben welk doel je met het document hebt en op welke lezers je richt. Wil je vooral de inkomsten en uitgaven toelichten aan je investeerders of andere zakelijke stakeholders? Dan zullen financiële overzichten met uitleg en een paar grafieken de basis vormen van je jaarverslag. Een jaarverslag kan ook (mede) een intern document zijn: een uitgebreide evaluatie van doelstellingen, werkstrategieën, hoogte- en dieptepunten. Misschien wil je medewerkers inspireren en betrekken bij het beleid en behaalde successen. Dit vraagt dan om een andere schrijfstijl dan als je schrijft voor het management of het bestuur. Het jaarverslag kan ook geschikt zijn als middel in je pr, om bijvoorbeeld meer naamsbekendheid te verwerven of vertrouwen of sympathie te wekken. In zo’n jaarverslag belicht je nadrukkelijk je successen, je strategische keuzes of je maatschappelijke belang.

6. Een of twee versies?
Het kan zijn dat je jaarverslag meerdere doelen of meerdere doelgroepen heeft. Overweeg dan of het zinvol is om twee versies te maken: een (zeer) uitgebreide versie voor partijen die alle ins en outs willen weten, en een veel korter verslag voor degenen die een indruk willen krijgen.

7. Gedrukt of (alleen) digitaal?
Steeds meer documenten worden digitaal verspreid. Zeker als je jaarverslag tientallen pagina’s beslaat, moet je je afvragen of het noodzakelijk is om hem op papier te laten drukken, of dat het voldoende is om hem als pdf te versturen en op je website online te zetten. Een combinatie kan natuurlijk ook: een gedrukte versie voor je belangrijkste zakelijke contacten die hier prijs op stellen en een digitale versie voor alle andere belangstellenden.

8. Doe eens gek!
Jaarverslagen verschijnen tegenwoordig niet meer alleen als geschreven document. Er zijn veel meer mogelijkheden om een jaar samen te vatten. In plaats van een digitaal verslag als pdf, kun je het jaarverslag ook in de vorm van een website of een aantal webpagina’s gieten met links naar verschillende soorten informatie, eventueel voor verschillende doelgroepen. Hierin kun je natuurlijk ook filmpjes opnemen: laat de bestuursvoorzitter op die manier het publiek persoonlijk aanspreken of geef met een video een indruk van een kleurrijk evenement of het bezoek van een minister aan je bedrijf.

Ook als je wel een geschreven jaarverslag maakt, kun je creatieve vormen gebruiken, zoals het jaar in tien icoontjes met de belangrijkste cijfers, een stripverhaal, het opnemen van de tien belangrijkste tweets van je bedrijf of juist enthousiaste tweets van klanten, een foto-impressie, het document in de vorm van een krant. Denk niet te snel dat deze zaken voor een klein(er) bedrijf niet haalbaar zijn. Het begint ermee om buiten je gebruikelijke paden te denken en misschien gewoon te beginnen met een klein vleugje ‘doe eens gek’. Trouwens, veel grote, beursgenoteerde bedrijven hebben nog een verbazend saai jaarverslag. :-)

Ter inspiratie:

• het creatieve jaarverslag van de NS over 2013
• het jaar 2012 van Rijkswaterstaat in zeven filmpjes
• prachtig online georiënteerd jaarverslag van Oxfam Novib over 2012
• verzameling jaarverslagen van beursgenoteerde bedrijven 

Ken jij nog een ander creatief, inspirerend jaarverslag? Post de link dan als reactie.

4 tips voor je jaarverslag

In deze tijd van het jaar schrijven veel bedrijven en organisaties hun jaarverslag. Vaak worden niet alleen de cijfers over het afgelopen boekjaar opgemaakt, maar wordt er ook energie gestoken in een sociaal, verhalend overzicht van onder meer hoogte- en dieptepunten, personele ontwikkelingen, de mate waarin doelen zijn gehaald en de plannen voor het volgende jaar.

Een sociaal jaarverslag kan voor een kleine organisatie bestaan uit een paar pagina’s en voor een grotere en/of complexer bedrijf uit een compleet boekwerk. Hoe uitgebreid je jaarverslag er ook uit gaat zien, deze 4 tips kunnen je helpen om tot een goed resultaat te komen.

1. Begin op tijd en werk met een planning
Onder andere bv's, nv's en grotere stichtingen zijn wettelijk verplicht ieder boekjaar een jaarrekening te deponeren bij de Kamer van Koophandel. Er zijn per soort rechtspersoon verschillende regels met betrekking tot de uiterste inleverdatum, maar voor iedereen die – verplicht of vrijwillig – een financieel en/of sociaal jaarverslag maakt, is het prettig om daar niet het hele jaar mee bezig te zijn. De eerste tip gaat daarom over het proces: begin op tijd met de voorbereidingen, stel een deadline waarop het complete document af moet zijn en werk met een planning. Dat laatste is des te belangrijker als er meer mensen aan het jaarverslag meewerken. Plan overlegmomenten in en informeer betrokkenen over de deadlines voor het inleveren van de kopij en voor redactie en vormgeving.

2. Samen schrijven, maar één redactie
In grote(re) bedrijven en instellingen is het gebruikelijk dat verschillende afdelingen en ‘lagen’ kopij voor het jaarverslag aanleveren. Dit is een prima methode, omdat alle stukjes informatie dan worden verzameld bij de mensen die van verschillende onderdelen van het bedrijf verstand hebben. Om ervoor te zorgen dat het document uiteindelijk geen allegaartje van schrijfstijlen en lange en korte berichten wordt, is het belangrijk dat alle vergaarde informatie uiteindelijk bij één redactie terechtkomt, bijvoorbeeld een communicatieafdeling of één coördinator die het grote geheel voor ogen heeft.

De coördinator is ook degene die aan het begin van het proces – in overleg met directie en/of bestuur – een opzet en hoofdstukkenindeling maakt en aangeeft van wie hij welke informatie wil ontvangen. Vervolgens maakt hij daar een samenhangende tekst van.

3. Een leesbaar verhaal
Afhankelijk van het soort bedrijf en de omvang ervan, kan een jaarverslag uit behoorlijk lange lappen zakelijke tekst en droge opsommingen bestaan. Dit is op zich niet fout, maar als het je doel is dat mensen het document ook gaan lezen, is het verstandig om de noodzakelijke droge kost af te wisselen met luchtiger onderdelen. Denk bijvoorbeeld aan grafieken die lange reeksen cijfers inzichtelijk maken, aan foto’s die de informatie illustreren, en aan (gekleurde) kaders met citaten van een aantal personeelsleden. Zo wordt je jaarverslag een leesbaar verhaal.

4. Doe meer met je jaarverslag
Als je enkele weken of maanden hebt besteed aan je jaarverslag, is het leuk om het niet alleen bij officiële instanties in te dienen, maar er méér mee te doen. Zet het verslag als pdf op je website, stuur een samenvatting naar geïnteresseerden zoals nieuwsbrieflezers of donateurs, verstuur een persbericht waarin het afgelopen jaar in een paar alinea’s wordt beschreven en/of vat het jaarverslag samen in tien twitterberichtjes.

De punten 5 tot en met 8 staan in het volgende blog: En nog 4 tips voor je jaarverslag.

4 ezelsbruggetjes voor foutloos schrijven

Twee weken geleden schreef ik over het nut van een foutloze tekst. Deze keer wil ik een paar gemakkelijke ezelsbruggetjes beschrijven om vier veel gemaakte fouten te voorkomen. Daarbij leg ik niet de taalregels uit, maar geef ik gemakkelijk te onthouden trucjes die je elke keer snel kunt toepassen als je even twijfelt.

Hij word of hij wordt?
Problemen met d of dt doen zich voor bij werkwoorden waarvan de stam eindigt op een d. Bijvoorbeeld: bij het werkwoord ‘worden’ is de stam ‘word’. Je hoort niet of er achter ‘word’ een t komt of niet. Is het ‘hij word’ of ‘hij wordt’?

Herinner je je (vaag) een verhaal van je leraar Nederlands over het principe ‘stam + t’, maar weet je niet meer precies hoe het zit? Dan is het handig om in de zin die je wilt schrijven altijd voor jezelf even het woord ‘lopen’ in te vullen. Als je dan een t aan het eind hoort, staat hij er ook als je hem niet hoort. Ik loop (zonder t), dus ook: ik word. Jij loopt, hij loopt en de hond loopt (je hoort bij allemaal een t), dus ook jij wordt, hij wordt en de hond wordt.

Probeer maar eens met melden, leiden, bereiden en uitbeelden. Zo kun je de meeste fouten op dit gebied voorkomen, zonder dat je je de precieze regels hoeft te herinneren.

Jou verjaardag of jouw verjaardag?
Fouten met ‘jou’ en ‘jouw’ komen ook doordat je het verschil niet kunt horen. Is het vandaag jou verjaardag of jouw verjaardag? Het ezelsbruggetje hiervoor is dat je in gedachten even ‘u’ of ‘uw’ invult. Je zult niet zo snel per ongeluk zeggen: is het u verjaardag vandaag? Daar hóór je dat het ‘uw’ moet zijn. Zo kun je er gemakkelijk achter komen dat het in dat geval ‘jouw’ moet zijn. Het is uw verjaardag (met een w), dus het is ook jouw verjaardag (met een w). Maar: ik heb goed naar u geluisterd (zonder w), dus ook: ik heb goed naar jou geluisterd.

Mijn zus of me zus?
Op twitter en facebook zie ik bijna dagelijks dat mensen schrijven: ‘vandaag komt me zus’ of ‘ik ben met me vriend naar de bios geweest’. Dit moet zijn: mijn zus en mijn vriend. Of: m’n zus en m’n vriend. Omdat je op twitter maar een beperkt aantal tekens kunt gebruiken, kan daar als een soort afkorting de ‘ eventueel worden weggelaten. Je krijgt dan: mn zus en mn vriend. Maar ‘me zus’ kan nooit.

‘Me’ is wel goed in: ‘hij heeft me (of mij) een appel gegeven’ of ‘ik geef me (mezelf) op voor de wedstrijd’. Als je twijfelt, vul dan in gedachte ‘mijn’, ‘mij’ en ‘mezelf’ in. ‘Vandaag komt mijn zus’ klinkt goed, ‘vandaag komt mij zus’ klinkt volgens mij voor niemand goed en ‘vandaag komt mezelf zus’ zal zeker niemand schrijven. Als je van die drie alleen ‘mijn’ kan schrijven, kun je die vervangen door m’n en niet door me.

Samengevat:
Mijn kan worden vervangen door m’n (op social media eventueel mn).
Mij kan worden vervangen door me.
Mezelf kan worden vervangen door me.

Is de rekening betaalt of betaald?
Een ander groot probleem met werkwoorden vervoegen heeft te maken met de uitgang van een voltooid deelwoord, bijvoorbeeld: is betaald, heeft gebracht. Een heel bekend ezelsbruggetje (maar waarvan niet iedereen meer weet hoe die precies werkt) is die van ’t kofschip. Het komt erop neer dat als de stam van een woord eindigt op een medeklinker uit ’t kofschip, het voltooid deelwoord aan het eind een t krijgt. Anders een d. De voorstelling is geschrapt (met een t, want de p van de stam ‘schrap’ is een van de letters in ’t kofschip), maar het kaartje is al betaald (met een d, want de l van de stam ‘betaal’ zit niet in ’t kofschip). Het Genootschap Onze Taal heeft een goede, uitgebreide uitleg over ’t kofschip op zijn website staan.