Interview: een communicatieplan schrijven

Wat hebben vakantieplannen en het negeren van je navigatiesysteem te maken met de communicatie van een bedrijf of organisatie? Vorige week interviewde ik Arianne Frelink, communicatieadviseur van Frelink Communicatie Consultancy, over het belang van een communicatieplan en welke aspecten je daarin moet beschrijven.

Het blog waar Arianne in het gesprek naar verwijst, vind je hier.

Het belang van foutloze teksten

Af en toe krijgen wij een papiertje in de bus van een glazenwasser uit de buurt. Hij biedt aan om vier keer per jaar onze ramen te komen wassen. Er zijn twee dingen die mij aan deze flyers opvallen. Ten eerste dat de boodschap kort maar duidelijk is. En ten tweede dat de tekst vól fouten zit.

Door het eerste punt – de boodschap komt over – ga ik wel eens twijfelen aan het nut van taal- en spellingsregels. Als je puur kijkt naar het doel van de glazenwasser, dan moet ik toegeven dat deze flyer daaraan beantwoordt: ik weet van het bestaan van de glazenwasser en van zijn diensten en tarieven, en ik zal zeker overwegen hem in te schakelen als ik er ooit een nodig heb.

Betekenisverschil
Maakt het dan helemaal niets uit of je in je folder, webtekst, advertentie of op je vrachtwagen goede Nederlandse woorden en zinnen gebruikt? Ik heb op internet gezocht naar het belang van spelling, maar kwam nergens een fanatiek betoog over dit onderwerp tegen. Wel wijzen deelnemers van fora hier en daar op betekenisverschillen door foute spelling. Denk aan het verschil tussen ‘wij laden de bus uit’ (nu) en ‘wij laadden de bus uit’ (verleden tijd). En aan het hebben van ‘een leidende rol’ of ‘een lijdende rol’ in een proces.

Engels onderzoek schijnt er verder op te wijzen dat een webshop veel inkomsten mis kan lopen als gevolg van schrijffouten op de site.

Ontwikkeling en respect
Daarnaast komen termen als betrouwbaarheid, aanzien en professionaliteit voorbij: iemand die de taal goed beheerst, straalt iets uit van ontwikkeling en opleiding, zorgvuldigheid en zelfs respect voor de lezer. En wellicht geldt het andersom nog meer: wie talloze fouten in zijn tekst heeft staan, neem je in zeker opzicht minder serieus. Of je vraagt je af of hij in de uitoefening van zijn werk ook zo onzorgvuldig zal zijn. Aan een glazenwasser – die in zijn vak niets met taal te maken heeft – stel je daarbij misschien wel minder hoge eisen dan aan een advocaat.

Meer dan woorden
Communicatie bestaat uit meer dan woorden. Zo gaat mondelinge communicatie gepaard met onder meer lichaamshouding, gezichtsuitdrukking en handgebaren. Die aspecten vormen – naast de woorden – een onderdeel van wat er bij de luisteraar binnenkomt. Als je een bekende ontmoet en met tranen in je ogen en neerhangende schouders vertelt dat het fantástisch met je gaat, zal hij niet de woorden geloven, maar de non-verbale signalen die op het tegendeel wijzen. Lees hierover: Communiceer je wat je bedoelt?

Zo kunnen er bij geschreven taal ook signalen worden ‘meegestuurd’ die de woorden – afgezien van hun inhoudelijke betekenis – van een context voorzien. Een brief waarvan de laatste zin niet is afgemaakt, vertelt dat de schrijver onverwacht werd onderbroken. Een handgeschreven krabbeltje met veel afkortingen geeft de indruk van een schrijver die haast had of die tussen zijn activiteiten door even snel een gedachte voor zichzelf wilde vastleggen. Op dezelfde manier geeft een tekst met veel taalfouten een indruk over de schrijver. De lezer trekt conclusies of vraagt zich op zijn minst wat dingen af. Heeft de schrijver weinig opleiding genoten? Interesseert taal hem niet? Neemt hij zijn eigen bedrijf of zijn klant niet serieus genoeg om voor een goede webtekst te zorgen? Is hij over het algemeen misschien iemand die snel werkt, maar daardoor veel steekjes laat vallen?

Regels onbekend
Zelf doe ik mijn best om taalfouten zoveel mogelijk te vermijden, hoewel ik natuurlijk ook wel eens de mist in ga. Ik heb er geen plezier in om mensen in mijn omgeving te pas en te onpas op hun fouten te wijzen. Wel zie ik sommige fouten zo vaak voorkomen, dat ik vermoed dat veel mensen de regels gewoon niet (meer precies) kennen. Op een aantal veelgemaakte taalfouten zal ik daarom de komende tijd ingaan.

Hoe belangrijk vind jij foutloze teksten? En is er in dat opzicht verschil tussen een officiële tekst, een e-mail aan een vriend en een twitterberichtje? Ik ben benieuwd, dus laat gerust een reactie achter!

8 onderwerpen voor een persbericht

In deze tijd waarin pr-budgetten veelal zijn gekrompen, terwijl er juist wel behoefte is aan nieuwe klanten, kun je een positief krantenberichtje over je product of bedrijf wel gebruiken. In tegenstelling tot een betaalde advertentie, heb je gratis publiciteit natuurlijk niet in de hand. Wat kun je wel doen om je bedrijf of organisatie in elk geval onder de aandacht van de media te brengen?

Verplaats je in de positie van de journalist

Als je in de krant wil komen, moet je proberen je te verplaatsen in de positie van de journalist. Een journalist is er niet om reclame te maken voor een bepaald bedrijf of product, en voelt daar zelfs weerstand tegen. Hij of zij wil nieuws brengen en probeert daarbij onafhankelijk en onpartijdig te zijn. Er gebeurt alleen veel te veel in de wereld om álles te kunnen vertellen. Redacties moeten daarom elke dag keuzes maken. Het is de kunst om vanuit je bedrijf of organisatie zulke onderwerpen bij de media aan te dragen dat ze voor hen en hun lezers, kijkers of luisteraars interessant zijn. En niet zomaar interessant; interessanter dan de honderd(en) andere berichten die ze die dag of die week binnenkrijgen.

Klein nieuws
Globaal kun je zeggen dat hoe groter je bedrijf is en hoe meer impact je nieuws heeft, hoe meer kans dat ook grotere media er aandacht aan zullen besteden. Maar dat wil niet zeggen dat publiciteit onhaalbaar is voor een klein bedrijf bij wie de gebeurtenissen relatief weinig mensen direct raken. Eerder schreef ik al over de keuze van de media die je informeert. Laten we nu eens kijken naar een aantal onderwerpen die als 'klein nieuws' interessant kunnen zijn. Hopelijk inspireert het je om aan de slag te gaan met je persbeleid.

1. Jubileum of mijlpaal
Bestaat je bakkerij honderd jaar of heeft je kledingzaak zijn tiende filiaal geopend? Dan zijn dat zeker goede aanleidingen om de pers op de hoogte te stellen. Vermeld dan ook de festiviteiten en acties die je rond deze gebeurtenis organiseert.

2. Grote verandering (waar klant ook wat van merkt)
Een fietsenwinkel die na 28 jaar verhuist naar een ander pand, een notariskantoor dat van vader op zoon overgaat, een dierenwinkel die voortaan ook grotere boerderijdieren gaat verkopen … wijd er een persbericht aan.

3. Jaarcijfers
Elk bedrijf maakt aan het eind van het jaar de cijfers op. Is je jaarverslag afgerond, dan kan dit aanleiding zijn om de media te informeren over de resultaten. Dit kan journalisten bijvoorbeeld ook op het idee brengen om een rondje in de regio te maken om ontwikkelingen te peilen. Leuk als juist jouw bedrijf bij naam wordt genoemd.

4. Maatschappelijk verantwoord ondernemen
Doe je als bedrijf of organisatie aan maatschappelijk verantwoord ondernemen? Dan is het zeker verstandig om de pers hiervan op de hoogte te brengen. Daar is bij media en publiek namelijk echt belangstelling voor. Zie hierover: Ssst niet doorvertellen: wij doen aan MVO.

5. Iets fotogenieks
Gedrukte media bestaan tegenwoordig nooit meer alleen uit tekst. Er is echt veel behoefte aan beeldmateriaal. Heb je fotogeniek nieuws, nodig de pers uit. Denk aan een indrukwekkend grote nieuwe (land)bouwmachine, een speciaal transport, een schattig dier of een groepje kinderen dat iets komt doen.

6. Iets dat aansluit bij landelijk thema
Vaak wordt een landelijk nieuwsthema in de regio's vertaald naar plaatselijk nieuws. Blijkt uit nieuwe landelijke cijfers dat de export aantrekt, dan is het heel verstandig om als bloemenexporteur of transportbedrijf jouw (mooie) resultaten onder het oog van de journalisten te brengen. En zijn de bezuinigingen in de zorg in het nieuws, besteed dan een persberichtje aan de kostendrukkende maatregelen die jij als fysiotherapeut al hebt genomen.

7. Onderzoeksresultaten
Heeft je bedrijf ergens onderzoek naar gedaan, breng de onderzoeksresultaten naar buiten.

8. Evenement
Organiseer je als bedrijf een aantrekkelijk evenement, dan meld je dat natuurlijk tijdig met een persbericht en nodig je de media ook uit.

Let op: houd steeds in de gaten dat nieuws niet alleen voor jou als ondernemer interessant moet zijn, maar vooral voor de lezer of luisteraar van het medium!

3 goede voornemens

Allereerst de beste wensen voor 2014! Grote kans dat je het nieuwe jaar met een paar goede voornemens bent begonnen. Volgens een onderzoek van ING heeft 81% van de Nederlanders dat namelijk gedaan. Als je nog ruimte hebt op je lijstje, kan er misschien nog wel eentje bij op het gebied van zakelijke communicatie. Ik geef je een top drie van mogelijkheden. Als je dit jaar je communicatieactiviteiten (nog) effectiever wil gaan inzetten voor je organisatie of bedrijf, kies er dan eentje uit en ga er mee aan de slag. Veel succes!

# Goed voornemen 1: Planmatig werken aan gratis publiciteit
Door regelmatig persberichten te sturen vergroot je de kans op gratis vermelding van je bedrijf in de media, wat goed is voor je naamsbekendheid. Toch blijkt in de praktijk dat het sturen van persberichten er vaak bij in schiet als je het druk hebt met andere dingen. Pak daarom je agenda of jaarplanning van 2014 erbij en plan tenminste zes momenten in om een persbericht te versturen, bijvoorbeeld rond je open dag en het jubileum van je bedrijf of een personeelslid. Maak meteen een lijstje met de e-mailadressen van alle media in je omgeving waar je de persberichten te zijner tijd in elk geval naartoe zult sturen.

Lees ook 7 tips voor een goed persbericht en Welk persbericht naar welke media?

# Goed voornemen 2: Structuur in je social media-activiteiten
Ben je met je bedrijf al voorzichtig actief op twitter, facebook of een van de andere sociale media? Breng daar dan dit jaar meer structuur in aan. Dat kan door verschillende dingen te doen:
- Kies een vast moment in de week om berichtjes te schrijven en alvast klaar te zetten in een (gratis) programma zoals Tweetdeck. Ze worden dan op je account gepubliceerd op de dag en het tijdstip waar je ze voor hebt ingepland.
- Laat je sociale media ook op elkaar aansluiten. Heb je een nieuw blog geschreven, kondig deze dan aan via alle andere kanalen die je tot je beschikking hebt.
- Als je wilt streven naar meer volgers/bezoekers, noteer dan in een overzichtje hoeveel je er op dit moment hebt. Stel ook een doel: hoeveel groei wil je bereiken en wat ga je daarvoor doen? Houd in de loop van het jaar op vaste momenten in de gaten of je activiteiten de gewenste resultaten opleveren.

Lees ook 6 onderwerpen om over te twitteren en Wat je niet moet doen op sociale media.

# Goed voornemen 3: Inzicht in je website
Veel bedrijven hebben een website met in elk geval hun belangrijkste gegevens. Maar weten ondernemers ook of er ooit wel eens een bezoeker op komt, hoe die bezoeker hun site heeft gevonden en welke onderwerpen op de site hem aanspreken? Als je hier nog nooit naar gekeken hebt, maak dan snel een (gratis) account aan op Google Analytics en koppel die via de aangegeven codetekst aan je website. Zo krijg je beter inzicht in wat je website voor je bedrijf betekent. Komen er bezoekers op je website via belangrijke zoekwoorden voor jouw branche? Of zijn het mensen die jouw webadres intypen en alleen de pagina met contactgegevens bezoeken? Heb je ook aanklikbare buttons op je website (bijvoorbeeld 'Klik hier voor een gratis monster') en wordt daar ook wel eens op geklikt? Als je dit soort dingen kunt meten, kun je ook doelen gaan stellen voor je website en door te experimenteren ontdekken wat voor jouw klanten het beste werkt.

Lees ook Ieder bedrijf een eigen website.