Het belang van foutloze teksten

Af en toe krijgen wij een papiertje in de bus van een glazenwasser uit de buurt. Hij biedt aan om vier keer per jaar onze ramen te komen wassen. Er zijn twee dingen die mij aan deze flyers opvallen. Ten eerste dat de boodschap kort maar duidelijk is. En ten tweede dat de tekst vól fouten zit.

Door het eerste punt – de boodschap komt over – ga ik wel eens twijfelen aan het nut van taal- en spellingsregels. Als je puur kijkt naar het doel van de glazenwasser, dan moet ik toegeven dat deze flyer daaraan beantwoordt: ik weet van het bestaan van de glazenwasser en van zijn diensten en tarieven, en ik zal zeker overwegen hem in te schakelen als ik er ooit een nodig heb.

Betekenisverschil
Maakt het dan helemaal niets uit of je in je folder, webtekst, advertentie of op je vrachtwagen goede Nederlandse woorden en zinnen gebruikt? Ik heb op internet gezocht naar het belang van spelling, maar kwam nergens een fanatiek betoog over dit onderwerp tegen. Wel wijzen deelnemers van fora hier en daar op betekenisverschillen door foute spelling. Denk aan het verschil tussen ‘wij laden de bus uit’ (nu) en ‘wij laadden de bus uit’ (verleden tijd). En aan het hebben van ‘een leidende rol’ of ‘een lijdende rol’ in een proces.

Engels onderzoek schijnt er verder op te wijzen dat een webshop veel inkomsten mis kan lopen als gevolg van schrijffouten op de site.

Ontwikkeling en respect
Daarnaast komen termen als betrouwbaarheid, aanzien en professionaliteit voorbij: iemand die de taal goed beheerst, straalt iets uit van ontwikkeling en opleiding, zorgvuldigheid en zelfs respect voor de lezer. En wellicht geldt het andersom nog meer: wie talloze fouten in zijn tekst heeft staan, neem je in zeker opzicht minder serieus. Of je vraagt je af of hij in de uitoefening van zijn werk ook zo onzorgvuldig zal zijn. Aan een glazenwasser – die in zijn vak niets met taal te maken heeft – stel je daarbij misschien wel minder hoge eisen dan aan een advocaat.

Meer dan woorden
Communicatie bestaat uit meer dan woorden. Zo gaat mondelinge communicatie gepaard met onder meer lichaamshouding, gezichtsuitdrukking en handgebaren. Die aspecten vormen – naast de woorden – een onderdeel van wat er bij de luisteraar binnenkomt. Als je een bekende ontmoet en met tranen in je ogen en neerhangende schouders vertelt dat het fantástisch met je gaat, zal hij niet de woorden geloven, maar de non-verbale signalen die op het tegendeel wijzen. Lees hierover: Communiceer je wat je bedoelt?

Zo kunnen er bij geschreven taal ook signalen worden ‘meegestuurd’ die de woorden – afgezien van hun inhoudelijke betekenis – van een context voorzien. Een brief waarvan de laatste zin niet is afgemaakt, vertelt dat de schrijver onverwacht werd onderbroken. Een handgeschreven krabbeltje met veel afkortingen geeft de indruk van een schrijver die haast had of die tussen zijn activiteiten door even snel een gedachte voor zichzelf wilde vastleggen. Op dezelfde manier geeft een tekst met veel taalfouten een indruk over de schrijver. De lezer trekt conclusies of vraagt zich op zijn minst wat dingen af. Heeft de schrijver weinig opleiding genoten? Interesseert taal hem niet? Neemt hij zijn eigen bedrijf of zijn klant niet serieus genoeg om voor een goede webtekst te zorgen? Is hij over het algemeen misschien iemand die snel werkt, maar daardoor veel steekjes laat vallen?

Regels onbekend
Zelf doe ik mijn best om taalfouten zoveel mogelijk te vermijden, hoewel ik natuurlijk ook wel eens de mist in ga. Ik heb er geen plezier in om mensen in mijn omgeving te pas en te onpas op hun fouten te wijzen. Wel zie ik sommige fouten zo vaak voorkomen, dat ik vermoed dat veel mensen de regels gewoon niet (meer precies) kennen. Op een aantal veelgemaakte taalfouten zal ik daarom de komende tijd ingaan.

Hoe belangrijk vind jij foutloze teksten? En is er in dat opzicht verschil tussen een officiële tekst, een e-mail aan een vriend en een twitterberichtje? Ik ben benieuwd, dus laat gerust een reactie achter!

Schrijf jij consequent?

Een onderdeel van professioneel schrijven is consequent zijn. Door keuzes te maken in welke woorden en schrijfwijzen je gebruikt, en je daar bedrijfsbreed ook aan te houden, kun je als organisatie een eigen ‘tone of voice’ ontwikkelen, een stijl die onafhankelijk is van degene die een brief naar een klant schrijft, de website vult of het twitteraccount bijhoudt. Een paar voorbeelden.

1. Jij of u
Een week of drie geleden kregen wij een mooie folder van een tandartspraktijk in de bus. Het was een gedrukte folder in kleur en op stevig papier, dus niet een gekopieerd A4’tje zoals we ook wel eens ontvangen. De tekst zag er ook netjes uit. Maar halverwege de achterkant van het blad sprak de schrijver de lezer niet langer aan met ‘jij’ aan, maar ging hij over op ‘u’. Het verhaal begon dus met zinnen als ‘Wij zorgen ervoor dat jouw tanden gezond blijven’ en ‘Je kunt elke werkdag bij ons terecht’, en ging op een gegeven moment plotseling door met ‘Op onze website vindt u alle tarieven’ en ‘We hopen u snel te ontvangen in onze praktijk’.

Op mij komt zoiets onzorgvuldig over: de schrijver had dit gemakkelijk kunnen voorkomen door de tekst nog een keertje extra door te lezen. Ook krijg ik de indruk dat er binnen het bedrijf geen afspraken over dit onderwerp zijn gemaakt, terwijl de keuze voor u of jij wel grote invloed heeft op je uitstraling. Wil de praktijk zich profileren als jong en modern of juist met een wat formelere toon een imago van degelijkheid nastreven? Een gemiste kans om dit in het midden te laten. En extra jammer omdat er wél aandacht en geld is besteed aan de vormgeving en het materiaal van de folder.

2. Welk woord, welke schrijfwijze
De schrijfwijze van de meeste woorden ligt vast in het Groene Boekje. Daar hoef je dus niet zelf over na te denken. Maar bij sommige woorden zijn er meer varianten mogelijk, zoals gemeentes of gemeenten, en kwaliteitscontrole of kwaliteitcontrole. Houd je voor zulke woorden aan de regel dat je in elk geval binnen een document consequent voor een van beide mogelijkheden kiest. Gebruik ze in een folder of op je website dus zeker niet willekeurig door elkaar.

Voor woorden die in verschillende varianten bestaan en die in jouw branche veel voorkomen, is het handig om in een woordenlijst vast te leggen welke keuze je als bedrijf maakt. Voordat ik mijn eigen bedrijfje begon, werkte ik op de communicatieafdeling van een organisatie voor ontwikkelingshulp. Wij hadden vastgelegd dat we als organisatie schreven over fondsenwerving en niet fondswerving, over Soedan en niet Sudan en dat iemand met hiv geïnfecteerd was en niet met hiv besmet. Welke woorden komen in jouw bedrijfscommunicatie regelmatig terug? Bekijk bijvoorbeeld eens op je website of ze overal hetzelfde zijn geschreven.

3. Getallen als woord of cijfers
Getallen kun je als woord uitschrijven of in cijfers neerzetten. Dat is allebei goed, maar het is slordig als je in een tekst eerst vijfennegentig schrijft en twee regels later 73. Het is dus handig om hier afspraken over te maken die iedereen toepast en waar je voor jezelf ook steeds op terug kunt grijpen (zodat je dit niet elke keer opnieuw hoeft af te wegen). Een gebruikelijke regel is om in lopende tekst onder andere de getallen tot en met twintig uit te schrijven en de tientallen tot honderd; dus drie, vijf, dertien, twintig, veertig en negentig. Daar kun je ook nog uitzonderingen bij vastleggen, bijvoorbeeld om temperatuur en tijdstip in cijfers te schrijven: om 7.30 uur was het 20 graden.

Dit zijn zomaar drie voorbeelden, maar er zijn nog meer taalsituaties waarin dit speelt. In al dit soort kwesties gaat het er eigenlijk niet om wát je kiest, áls je maar een keuze maakt en je daar (met z’n allen) consequent aan houdt. Oftewel: professioneel schrijven begint ermee dat je niet zomaar wat doet, maar dat je bewuste keuzes maakt en daar consequent in bent. Veel succes met schrijven!