Schrijf jij consequent?

Een onderdeel van professioneel schrijven is consequent zijn. Door keuzes te maken in welke woorden en schrijfwijzen je gebruikt, en je daar bedrijfsbreed ook aan te houden, kun je als organisatie een eigen ‘tone of voice’ ontwikkelen, een stijl die onafhankelijk is van degene die een brief naar een klant schrijft, de website vult of het twitteraccount bijhoudt. Een paar voorbeelden.

1. Jij of u
Een week of drie geleden kregen wij een mooie folder van een tandartspraktijk in de bus. Het was een gedrukte folder in kleur en op stevig papier, dus niet een gekopieerd A4’tje zoals we ook wel eens ontvangen. De tekst zag er ook netjes uit. Maar halverwege de achterkant van het blad sprak de schrijver de lezer niet langer aan met ‘jij’ aan, maar ging hij over op ‘u’. Het verhaal begon dus met zinnen als ‘Wij zorgen ervoor dat jouw tanden gezond blijven’ en ‘Je kunt elke werkdag bij ons terecht’, en ging op een gegeven moment plotseling door met ‘Op onze website vindt u alle tarieven’ en ‘We hopen u snel te ontvangen in onze praktijk’.

Op mij komt zoiets onzorgvuldig over: de schrijver had dit gemakkelijk kunnen voorkomen door de tekst nog een keertje extra door te lezen. Ook krijg ik de indruk dat er binnen het bedrijf geen afspraken over dit onderwerp zijn gemaakt, terwijl de keuze voor u of jij wel grote invloed heeft op je uitstraling. Wil de praktijk zich profileren als jong en modern of juist met een wat formelere toon een imago van degelijkheid nastreven? Een gemiste kans om dit in het midden te laten. En extra jammer omdat er wél aandacht en geld is besteed aan de vormgeving en het materiaal van de folder.

2. Welk woord, welke schrijfwijze
De schrijfwijze van de meeste woorden ligt vast in het Groene Boekje. Daar hoef je dus niet zelf over na te denken. Maar bij sommige woorden zijn er meer varianten mogelijk, zoals gemeentes of gemeenten, en kwaliteitscontrole of kwaliteitcontrole. Houd je voor zulke woorden aan de regel dat je in elk geval binnen een document consequent voor een van beide mogelijkheden kiest. Gebruik ze in een folder of op je website dus zeker niet willekeurig door elkaar.

Voor woorden die in verschillende varianten bestaan en die in jouw branche veel voorkomen, is het handig om in een woordenlijst vast te leggen welke keuze je als bedrijf maakt. Voordat ik mijn eigen bedrijfje begon, werkte ik op de communicatieafdeling van een organisatie voor ontwikkelingshulp. Wij hadden vastgelegd dat we als organisatie schreven over fondsenwerving en niet fondswerving, over Soedan en niet Sudan en dat iemand met hiv geïnfecteerd was en niet met hiv besmet. Welke woorden komen in jouw bedrijfscommunicatie regelmatig terug? Bekijk bijvoorbeeld eens op je website of ze overal hetzelfde zijn geschreven.

3. Getallen als woord of cijfers
Getallen kun je als woord uitschrijven of in cijfers neerzetten. Dat is allebei goed, maar het is slordig als je in een tekst eerst vijfennegentig schrijft en twee regels later 73. Het is dus handig om hier afspraken over te maken die iedereen toepast en waar je voor jezelf ook steeds op terug kunt grijpen (zodat je dit niet elke keer opnieuw hoeft af te wegen). Een gebruikelijke regel is om in lopende tekst onder andere de getallen tot en met twintig uit te schrijven en de tientallen tot honderd; dus drie, vijf, dertien, twintig, veertig en negentig. Daar kun je ook nog uitzonderingen bij vastleggen, bijvoorbeeld om temperatuur en tijdstip in cijfers te schrijven: om 7.30 uur was het 20 graden.

Dit zijn zomaar drie voorbeelden, maar er zijn nog meer taalsituaties waarin dit speelt. In al dit soort kwesties gaat het er eigenlijk niet om wát je kiest, áls je maar een keuze maakt en je daar (met z’n allen) consequent aan houdt. Oftewel: professioneel schrijven begint ermee dat je niet zomaar wat doet, maar dat je bewuste keuzes maakt en daar consequent in bent. Veel succes met schrijven!