Kerstgroet

 

Voor mij was 2013 een bijzonder jaar, omdat ik mijn vaste baan heb opgezegd en het avontuur van een eigen bedrijf ben aangegaan. Daar heb ik geen moment spijt van gehad! Ik mocht verschillende leuke en interessante klussen doen, heel veel nieuwe mensen leren kennen en ook veel nieuwe dingen leren.

Ik hoop dat jij ook terugkijkt op een goed en inspirerend jaar en wens je het allerbeste voor 2014.

Hartelijke groet,
Gerdien Karssen

Wat je niet moet doen op sociale media

Ondernemers weten niet altijd wat ze met de sociale media aanmoeten. De vorige keer gaf ik ter inspiratie zes onderwerpen om over te twitteren. Deze keer wil ik vijf dingen noemen die je niet moet doen op de sociale media.

1. Alleen reclame zenden
Alle sociale media zijn interactief; dat is hun belangrijkste kenmerk. In tegenstelling tot advertenties of reclamespotjes, zijn twitter en facebook geen middel om alleen jouw boodschap te communiceren. Om mensen te trekken en te boeien, zul je ook moeten reageren op anderen: hun vraag beantwoorden, hun berichtje eens doorsturen naar je eigen volgers, iets grappigs posten.

2. Pas een week later reageren
Sociale media zijn ook behoorlijk vluchtig, het ene nog wat vluchtiger dan het andere. Op LinkedIn verandert je timeline niet zo snel als op twitter. Facebook zit daar een beetje tussenin. Hoe sneller het medium, hoe hoger ook de verwachting is over de snelheid waarmee je reageert. Als iemand op twitter een vraag of klacht aan je adresseert, kun je echt niet pas een week later reageren. Elke (werk)dag even kijken of er reacties zijn is zeker aan te bevelen.

3. In een negatieve discussie verzanden
Een tijd geleden hoorde ik iemand vertwijfeld uitroepen: ‘Als mensen klachten hebben, waarom bellen of mailen ze dan niet gewoon even!’. Tja, tijden en gewoonten veranderen. Miljoenen mensen maken dagelijks gebruik van sociale media. Als zij zien dat jouw bedrijf daar ook aanwezig is, spreken ze je daar net zo gemakkelijk aan als per telefoon of e-mail. Je zult dan ook gewoon moeten reageren. Wat je echter niet moet doen, is online verzanden in een negatieve discussie. Iedereen kan dat dan natuurlijk zien. Als er een boze klant in de hal van je kantoor staat, neem je die ook even mee naar een kamertje apart om de zaak uit te praten. Zo is het ook verstandig om – als je antwoord niet wordt geaccepteerd en er een negatieve discussie dreigt te ontstaan – een berichtje te sturen met als boodschap: ‘Bel anders even naar ons kantoor, dan komen we er vast wel uit. Tel. …’.

4. De vuile was buiten hangen
Behalve dat je een ondernemer of werknemer van een bedrijf bent, ben je ook een persoon. Het is logisch dat je baalt als er iets misgaat met je adressensysteem, je producten verkeerd worden bezorgd of er onredelijke klanten bellen. Pas er echter wel voor op dat je dit niet aan twitter of facebook toevertrouwt, ook niet op je persoonlijke account. Er zijn de laatste jaren al verschillende schandalen uit zulke onvoorzichtigheden voortgekomen en er zijn ook mensen om ontslagen.

5. Niet terugkomen op een vraag die je had uitgezet
In gesprek komen met (potentiële) klanten is een goede manier om betrokkenheid bij je product of bedrijf te creëren. Dit kun je bijvoorbeeld doen door vragen te stellen: hoe denk jij daarover? Dit moet echter geen loos trucje zijn. Als je regelmatig vragen stelt en nooit laat merken dat je de antwoorden die je hebt gekregen serieus neemt, heeft dit een averechtse werking.

Heb je aanvullingen op deze tips? Laat ze gerust achter via een reactie.

Boekrecensie 'Opdrachtgever gezocht'

Voor veel mensen die binnen een bedrijf of als zelfstandige professional opdrachten moeten verwerven, is verkopen niet hun eerste discipline. Om hun vak uit te kunnen oefenen is acquisitie noodzakelijk, maar ze voelen zich hier vaak ongemakkelijk bij. In het vlot lezende boek ‘Opdrachtgever gezocht’ geven Jan Willem van den Brink en Maarten van Os veel praktische tips om bij nieuwe potentiële klanten aan tafel te komen en op een voor alle partijen prettige manier een koopgesprek te voeren.

Ik mocht dit boek recenseren voor de websites www.missionlike.com en www.managementboek.nl. Lees de rest van mijn recensie hier.

6 onderwerpen om over te twitteren

Steeds meer bedrijven en ondernemers hebben een zakelijk account op twitter. Dat is niet zo gek, want ruim 3 miljoen Nederlanders zijn daar te vinden. Omdat de sociale media zo populair zijn, lijkt het ook een must om daar aanwezig te zijn. Vooral degenen die er wat aarzelend tegenover staan, vragen zich dan af of ze wel wat te melden hebben op zo’n platform.

Twitter is geen advertentierubriek!

Allereerst geef ik je het advies om niet op twitter te gaan ‘omdat iedereen het doet’. Net als bij alle andere marketingactiviteiten die je doet, is het verstandig om je doelen, doelgroepen en verwachte kosten en baten helder op een rijtje te krijgen. Als je weet wat je met je twitteraccount wil bereiken, is het vervolgens ook gemakkelijker om berichtjes te bedenken die aan dat doel bijdragen.

Heb je weloverwogen besloten op twitter te gaan, dan zijn dit een aantal mogelijkheden om over te twitteren.

1. Informatie over je producten
Als zakelijke twitteraar wil je natuurlijk uiteindelijk aandacht vragen voor je producten, in de hoop dat de lezers die gaan kopen. Dat is waar je bedrijf voor (en door) bestaat. Het is dus prima als je af en toe laat weten wat je te koop hebt. Dit kun je het best ophangen aan actualiteit (‘Het nieuwste spel voor de Xbox is binnen! Nog mooi op tijd voor Sinterklaas.’) of aan bijvoorbeeld je eigen enthousiasme (‘Mmmm wat ruikt het hier heerlijk. Er zijn net weer verse banketstaven uit de oven gekomen.’) Maar …

2. Reclame voor je aanbiedingen
… twitter is absoluut geen advertentierubriek! Daar zou immers niemand zich vrijwillig op abonneren (lees: niemand gaat jouw account volgen als je alleen je eigen belangen op het oog hebt). Om volgers te krijgen, moet je je berichten vooral voor je lezers aantrekkelijk maken. Dat kan bijvoorbeeld door over kortingen en acties te schrijven. Dat blijft dicht bij je bedrijf-zijn, maar is ook interessant voor de lezer.

3. Tips vanuit je vakgebied
Om je volgers echt een plezier te doen, kun je tips vanuit je vakgebied twitteren. Zelf doe ik dat door dagelijks een tip te geven over zakelijk communiceren. Daarbij richt ik me op ondernemers voor wie het schrijven van bijvoorbeeld persberichten, jaarverslagen en nieuwsbrieven niet hun eigenlijke vakgebied is, maar die hier wel onvermijdelijk mee te maken hebben. Zo kan een bakker tips geven voor een luchtige oliebol, een fietsenmaker voor het plakken van een band en een notaris voor het opstellen van een testament.

4. Leuke weetjes en cijfers
Enthousiaste twittergebruikers zijn vaak gek op leuke weetjes en cijfers. Wissel je nuttige en serieuze berichten dus eens af met een grappige of luchtige statistiek die het liefst wel een link heeft met jouw branche. Bijvoorbeeld een modezaak die twittert: ‘Uit onderzoek blijkt dat 34% van de jongeren vindt dat hun ouders wel wat modeadvies kan gebruiken.’ Met een link naar het artikel dat je daarover hebt gelezen.

5. Foto’s
Ook foto’s zijn populair op twitter, vooral als ze mooi of juist heel grappig zijn. Kijk dus eens op die manier naar je zaak. Maakt iemand een blunder in het magazijn, maak eerst een foto en ruim dan pas de rommel op. Staat je bloemenzaak vol uitbundig bloeiende tulpen, dan kan dat een prachtig plaatje opleveren. Net als bij de ‘leuke weetjes’ hoef je het overigens niet allemaal zelf te bedenken. Het delen van andermans foto’s (en plaatjes en cartoon) is heel gebruikelijk (wel met bronvermelding).

6. Contact met klanten
Ten slotte zijn de sociale media bij uitstek tweerichtingsverkeer. Twitter is dus ook een mooi medium om contact te onderhouden met je klanten. Vraag ze naar hun mening, bedank ze als ze een berichtje van je hebben doorgestuurd naar hun eigen volgers en reageer snel en klantvriendelijk als ze op twitter een klacht over je bedrijf uiten.

Waarover twitter jij op je zakelijke account? Aanvullende tips kun je achterlaten in een reactie op dit artikel.

Schrijf jij consequent?

Een onderdeel van professioneel schrijven is consequent zijn. Door keuzes te maken in welke woorden en schrijfwijzen je gebruikt, en je daar bedrijfsbreed ook aan te houden, kun je als organisatie een eigen ‘tone of voice’ ontwikkelen, een stijl die onafhankelijk is van degene die een brief naar een klant schrijft, de website vult of het twitteraccount bijhoudt. Een paar voorbeelden.

1. Jij of u
Een week of drie geleden kregen wij een mooie folder van een tandartspraktijk in de bus. Het was een gedrukte folder in kleur en op stevig papier, dus niet een gekopieerd A4’tje zoals we ook wel eens ontvangen. De tekst zag er ook netjes uit. Maar halverwege de achterkant van het blad sprak de schrijver de lezer niet langer aan met ‘jij’ aan, maar ging hij over op ‘u’. Het verhaal begon dus met zinnen als ‘Wij zorgen ervoor dat jouw tanden gezond blijven’ en ‘Je kunt elke werkdag bij ons terecht’, en ging op een gegeven moment plotseling door met ‘Op onze website vindt u alle tarieven’ en ‘We hopen u snel te ontvangen in onze praktijk’.

Op mij komt zoiets onzorgvuldig over: de schrijver had dit gemakkelijk kunnen voorkomen door de tekst nog een keertje extra door te lezen. Ook krijg ik de indruk dat er binnen het bedrijf geen afspraken over dit onderwerp zijn gemaakt, terwijl de keuze voor u of jij wel grote invloed heeft op je uitstraling. Wil de praktijk zich profileren als jong en modern of juist met een wat formelere toon een imago van degelijkheid nastreven? Een gemiste kans om dit in het midden te laten. En extra jammer omdat er wél aandacht en geld is besteed aan de vormgeving en het materiaal van de folder.

2. Welk woord, welke schrijfwijze
De schrijfwijze van de meeste woorden ligt vast in het Groene Boekje. Daar hoef je dus niet zelf over na te denken. Maar bij sommige woorden zijn er meer varianten mogelijk, zoals gemeentes of gemeenten, en kwaliteitscontrole of kwaliteitcontrole. Houd je voor zulke woorden aan de regel dat je in elk geval binnen een document consequent voor een van beide mogelijkheden kiest. Gebruik ze in een folder of op je website dus zeker niet willekeurig door elkaar.

Voor woorden die in verschillende varianten bestaan en die in jouw branche veel voorkomen, is het handig om in een woordenlijst vast te leggen welke keuze je als bedrijf maakt. Voordat ik mijn eigen bedrijfje begon, werkte ik op de communicatieafdeling van een organisatie voor ontwikkelingshulp. Wij hadden vastgelegd dat we als organisatie schreven over fondsenwerving en niet fondswerving, over Soedan en niet Sudan en dat iemand met hiv geïnfecteerd was en niet met hiv besmet. Welke woorden komen in jouw bedrijfscommunicatie regelmatig terug? Bekijk bijvoorbeeld eens op je website of ze overal hetzelfde zijn geschreven.

3. Getallen als woord of cijfers
Getallen kun je als woord uitschrijven of in cijfers neerzetten. Dat is allebei goed, maar het is slordig als je in een tekst eerst vijfennegentig schrijft en twee regels later 73. Het is dus handig om hier afspraken over te maken die iedereen toepast en waar je voor jezelf ook steeds op terug kunt grijpen (zodat je dit niet elke keer opnieuw hoeft af te wegen). Een gebruikelijke regel is om in lopende tekst onder andere de getallen tot en met twintig uit te schrijven en de tientallen tot honderd; dus drie, vijf, dertien, twintig, veertig en negentig. Daar kun je ook nog uitzonderingen bij vastleggen, bijvoorbeeld om temperatuur en tijdstip in cijfers te schrijven: om 7.30 uur was het 20 graden.

Dit zijn zomaar drie voorbeelden, maar er zijn nog meer taalsituaties waarin dit speelt. In al dit soort kwesties gaat het er eigenlijk niet om wát je kiest, áls je maar een keuze maakt en je daar (met z’n allen) consequent aan houdt. Oftewel: professioneel schrijven begint ermee dat je niet zomaar wat doet, maar dat je bewuste keuzes maakt en daar consequent in bent. Veel succes met schrijven!